Automatizace komunikace se zákazníky ve FAPI
Jak si s FAPI zase o trochu více ušetřit práci a získat více času třeba na aktuální letní jaro?
Podívali jsme se tentokrát na funkčnost Šablon zpráv.
Nastavení v této oblasti vám umožní rozesílat různé informace vašim zákazníkům za vás, ať už se jedná o email nebo SMS.
Šablony zpráv
Automatizaci v doručování zpráv lze použít k zasílání vystavených dokladů, upozornění na stav zpracování objednávky, ale i pro doručení produktu.
Zprávy se zasílají na základě tzv. šablon zpráv, v nichž si můžete nastavit obsah komunikace přesně podle svých potřeb.
Jednotlivé šablony se sdružují do tzv. sad šablon zpráv, přičemž ke každému prodejnímu formuláři můžete přiřadit právě jednu sadu šablon zpráv.
U objednávek vystavených přes prodejní formulář se zprávy posílají na základě přiřazené sady šablon.
Co lze automatizovaně posílat
V sadě šablon lze použít následující typy šablon:
- E-mail při vystavení objednávky
- E-mail při zaplacení objednávky
- E-mail k vystavenému dokladu
- Vlastní e-mailová šablona (bez dokladu)
- Vlastní SMS šablona
Funkčnost prvních třech typů šablon předurčují jejich názvy. Zbylé dva vám pak dávají možnost si druh události a provedené akce nadefinovat.
E-mail při vystavení objednávky
E-mail na základě této šablony se zákazníkovi odesílá při vystavení objednávky, tedy po vyplnění a odeslání objednávkového formuláře na webových stránkách.
V závislosti na nastavení prodejního formuláře je pak tento e-mail doprovázen v příloze buď zálohovou fakturou, nebo fakturou/daňovým dokladem.
E-mail při zaplacení objednávky
E-mail na základě této šablony je odesílán v okamžiku, kdy je objednávka uhrazena, popř. kdy je jako zaplacená označena ručně. V příloze e-mailu se posílá faktura/daňový doklad.
E-mail k vystavenému dokladu
E-mail na základě této šablony je vázán na doklad konkrétního typu a je odesílán v okamžiku vystavení takového dokladu.
Šablonu využijete tehdy, pokud nabízíte prodej na splátky nebo pokud při svém prodejním procesu vystavujete další typy dokladů jako např. doklady o přijetí platby či opravné daňové doklady.
Vlastní e-mailová šablona (bez dokladu)
Tuto šablonu využijete ve všech případech, které nepokrývají jiné typy šablon.
Můžete například zasílat odkaz na stažení elektronického produktu po zaplacení příslušné položky objednávky nebo výzvu expedičnímu oddělení k zabalení a odeslání fyzického produktu.
Vlastní SMS šablona
Pomocí této šablony můžete automatizovat poslání SMS zprávy na telefonní číslo zákazníka.
Zaslání SMS zprávy se spouští jako akce v prodejním formuláři na základě splnění nastavené podmínky.
Další užitečné vlastnosti
Formátování zpráv
E-maily z FAPI jsou odesílány ve formátu HTML, díky čemuž je možno si je upravit dle vašich představ.
Zástupné symboly k personalizaci textu
Další vlastností šablon zpráv je možnost použití tzv. zástupných symbolů.
Tato funkčnost umožňuje personalizovat obsah zpráv pomocí údajů jako např. číslo faktury, variabilní symbol, datum splatnosti, fakturovaná částka atd.
V zasílaných zprávách se na místo zástupného symbolu vloží vždy příslušná konkrétní hodnota.
Posílání souborů
Prostřednictvím šablon zpráv můžete posílat dokonce i soubory.
Soubor se do e-mailu vkládá formou odkazu na jeho stažení, přičemž maximální datová velikost nahraného souboru je 50 MB.
Kompletní návod k šablonám zpráv s obrázkovými ukázkami najdete na této stránce.
