Co je třeba udělat, než vystavíte svou první fakturu

Rozjíždíte on-line podnikání? Přišla vám první objednávka a vy musíte vystavit svou první fakturu? A víte opravdu, co všechno je třeba nastavit, než ji odešlete zákazníkovi či klientovi? Dali jsme pro vás dohromady základní informace, které potřebuje každý novopečený podnikatel znát.

Než začnete fakturovat, nastavte si:

1. fakturační údaje,
2. bankovní účet,
3. režim fakturace,
4. logo, podpis nebo razítko,
5. splatnost faktur, jazyk, měnu a další,
6. QR kód,
7. číslování faktur.

1. Fakturační údaje

Zde vyplníte svou:

• fakturační adresu,
• IČO, DIČ (pokud máte přiděleno),
• kontakt na vaši firmu.

(Ve FAPI vše zapíšete v záložce NASTAVENÍ > Fakturační údaje.)

Co je vlastně fakturační adresa?

Mnoho lidí v tom stále nemá jasno. Nemusí být vždy shodná s adresou doručovací. Fakturační adresa bývá sídlo firmy, mnoho OSVČ zde má uvedenou adresu trvalého bydliště. Doručovací adresa pak může být například sídlo provozovny.

2. Bankovní účet

Nezapomeňte uvést číslo svého bankovního účtu, aby odběratelé Vašich služeb či zboží věděli, kam vám poslat úhradu. Bankovních účtů můžeme mít klidně několik.

(Ve FAPI jej najdete hned v záložce vedle.)

3. Režim fakturace

Ze zákona musíte na faktuře uvést, zda jste:

• plátce DPH,
• neplátce DPH nebo
• identifikovaná osoba.

Kdy se z vás stává identifikovaná osoba?

Režim Identifikované osoby slouží pro neplátce DPH v ČR, kteří potřebují fakturovat do zahraničí s DPH.

Doporučujeme zakliknout kolonku automatického načítání DIČ dle IČO z registru ARES, zákazníkovi tím ušetříte ruční vyplňování části formuláře.

Pokud fakturujete elektronické služby, je důležité vědět, zda fakturujete do EU v režimu MOSS nebo s místem plnění v tuzemsku.

Do režimu MOSS je nutné se zaregistrovat, pokud váš obrat v rámci fakturace elektronických služeb překročí 10 000 EUR za daný kalendářní rok. Do té doby si můžete zvolit, že plnění bude předmětem DPH v tuzemsku, ale bude se načítat u neplátce do obratu.

Tzn. pokud si například vyděláte skrze prodej eBooků koncovým zákazníkům (tedy nepodnikatelům) na Slovensku méně než cca 250 tis., nic se pro vás nemění

4. Splatnost faktur, jazyk, měna a další

Na vás je taky splatnost faktur pro vaše odběratele, klienty, zákazníky. Zvolíte si taky v jakém jazyce chcete, aby se vám faktury vystavovaly i v jaké měně budou částky na vaší faktuře. Můžete si také napsat svůj vlastní text, který se bude objevovat na každé faktuře.

5. Logo, podpis nebo razítko

Samozřejmě i tímto můžete svou fakturu vylepšit. S logem bude faktura vypadat přece jenom lépe. Podpis ani razítko už dnes není povinností na faktuře vydané, takže tato možnost je zcela na vás.

6. QR kód

QR kód je ten záhadný čtvereček, který vám a vašim klientům může usnadnit kopu práce. Nemáte-li svůj fakturační systém propojen s platební bránou nebo on-line bankovním převodem, je platba přes QR kód další nejrychlejší způsob platby.

Spousta lidí má internetové bankovnictví nainstalováno přímo v mobilu, kde má i tzv. čtečku QR kódů. S ní prostě jen namířite telefon na kód a načtou se veškeré platební údaje spojené s fakturou – vy pak platbu jen odsouhlasíte.

7. Číslování faktur

Dalo by se říct, že číslo faktury je druhé nejdůležitější číslo na faktuře, hned vedle částky k uhrazení. Slouží totiž jako variabilní symbol při platbě. Dle tohoto čísla se Vám pak budou lépe párovat platby v bance. Číselná řada na sebe každým vystavením dokladu sama navazuje.

Říkáte si, jakým číslem máte začít? Většina firem začíná číslem roku a číslem 001 např. 2020001. Takže směle do toho. Ať se vám penízky sypou.

Zajímá-li vás, kdy vystavit fakturu, kdy stačí jen zjednodušený daňový doklad a jaké jsou fakturační povinnosti pro plátce a neplátce DPH, přečtěte si náš článek Co je faktura a co musí obsahovat.