I faktura může být krásná

Důvěrně ji znáte. Stojí za každým uskutečněným prodejem. Vnáší řád do vašeho podnikání. Komunikuje s vašimi zákazníky a předává jim potřebné informace…

Ano, řeč je o faktuře.

Zamýšleli jste se ale někdy nad tím, jaké je její poslání? Jaké funkce plní a jak můžete využít její potenciál naplno?

Zákonem nepolíbená

Zajímavé je, že přestože pojem „faktura“ je v obchodní praxi zažitý a všeobecně srozumitelný, žádný zákon nedefinuje její obsah a podobu.

Náležitosti faktury jsou legislativně vymezeny pouze nepřímo (obchodním zákoníkem, zákonem o účetnictví a zákonem o DPH). Řada prvků faktury tak vychází především z praktických zvyklostí a potřeb.

Základní funkce faktury

Faktura jako prodejní doklad plní především tři základní funkce:

1. Slouží jako výzva k úhradě ceny za zboží nebo služby.
2. Představuje podklad pro účetnictví.
3. U plátců DPH slouží jako daňový doklad pro přiznání DPH.

Takový pohled by byl ale přece jen poněkud zúžený. Když už jsme se zmínili o potřebách vycházejících z praxe, našli bychom i několik dalších funkcí.

Faktura může zákazníkovi výrazně usnadnit platbu, pokud přehledně zobrazuje všechny potřebné údaje. Nepsaným standardem je zde QR kód pro platbu.

Faktura bývá chápána i jako potvrzení pohledávek a závazků mezi obchodními partnery. (Výjimkou je zálohová faktura, která zpravidla představuje pouze nezávazný návrh na uzavření nebo prodloužení smlouvy.)

K úhradě faktury, která není zaplacena v řádném termínu, se používají upomínky.

I faktura se chce líbit

Na co ovšem mnoho podnikatelů zapomíná, je skutečnost, že faktura je také reprezentuje. Vůči zákazníkovi je jejich vizitkou.

Často se zohledňuje pouze to, aby faktura obsahovala všechny nezbytné údaje. Přitom vkusná a nápaditá faktura vás může odlišit od konkurence a posílit pozitivní vnímání vaší značky.

Faktura FAPI v novém kabátku

Původní vzhled faktury byl s námi ve FAPI od samotného zrodu aplikace. Roky věrně sloužil tisícům uživatelů. Doba ale pokročila a jeho čas se naplnil…

Vytyčili jsme si za cíl vytvořit nový vzhled, který bude lépe reprezentovat vizi FAPI a více odpovídat aktuálním potřebám klientů.

Záhy se ukázalo, jak náročný je to úkol. Umístit na omezený prostor jedné strany formátu A4 všechny údaje, které požaduje zákon nebo praxe, dát jim přehlednou a srozumitelnou strukturu a atraktivní vzhled, a to navíc ve všech myslitelných situacích, byla docela výzva.

Na jaké vlastnosti jsme se při návrhu nového vzhledu faktury soustředili?

• přehlednost a srozumitelnost (jasně strukturované údaje, dobře čitelné písmo),
• možnost vizuálního přizpůsobení (barva podkladu, logo, razítko a podpis),
• široká škála volitelně zobrazených údajů:
  • QR kód pro platbu,
  • kontaktní údaje dodavatele (e-mailová adresa, telefonní číslo, webová adresa),
  • e-mailová adresa a telefonní číslo odběratele,
  • konečný příjemce (doručovací adresa vyplněná v objednávce),
  • poznámka klienta vyplněná v objednávce,
  • uživatelský text (s možností formátování),
• zobrazení stavu faktury (zaplaceno, stornováno),
• podpora cizích jazyků a měn.

Kromě toho pro nás bylo velmi důležité také to, aby faktura dobře vypadala s různým obsahem, pro všechny typy dokladů a všechny režimy fakturace.

O tom, jak se nám tento úkol podařilo splnit, se můžete přesvědčit sami ve svém účtu FAPI.

Pokud účet FAPI ještě nemáte, můžete si ho založit ZDARMA zde.

S námi pro vás faktura rozhodně nebude „fakt túra“. 🙂

FAPI vám ale nabízí mnohem víc než jen vystavování faktur! Je to totiž nástroj, který dokáže zautomatizovat váš prodej od A do Z, a ušetřit vám tak spoustu drahocenného času.

P.S. Lví podíl na novém vzhledu faktury mají Honza Tipmann a agentura Masters Production. Děkujeme za spolupráci!