3 tipy pro efektivní zpracování pošty

To, že čtete tenhle článek znamená, že máte (jako spousta lidí moderní doby) emailovou schránku věčně plnou nepřečtené pošty.

Má také váš počet nepřečtených emailů 2 a více cifer? Je to číslo neustále rostoucí? Tak vyzkoušejte tyhle tipy pro efektivnější zpracovávání pošty a zkroťte nevyřízenou poštu jednou provždy.

Důležitá rada hned na úvod: nevzdávejte to příliš brzy. Následující tipy jsou pro mnohé lidy podstatnou změnou jejich stávajícího režimu. A než si na tuhle změnu režimu zvyknete a uvidíte výsledky, bude to trvat. Nepolevujte a udržte si prvotní návyky aspoň 12 týdnů, abyste měli šanci porovnat efektivitu PŘED a PO.

TIP #1 Vyřizujte emaily v jasně vyhrazených částech dne

Ihned vás asi napadne protiargument „co je špatně na tom řešit emaily průběžně, nebo jen po částech příležitostně – kdykoliv během dne – až je na ně čas?

Pokud vyřizování pošty představuje nezanedbatelnou část vaší každodenní práce, tak už nyní víte, že na vyřízení pošty je potřeba mít „flow“ – být v poště nejen pohledem na nepřečtenou poštu, ale i myšlenkami na to, ji vyřídit.

Někomu víc svědčí vyřizovat poštu hned po ranním vstávání (a někdo si i přivstane, aby věnoval 30 minut ranní poště), někdo si zas budíkem hlídá hodinu před obědem, a jiný nedá dopustit na odpoledne, kdy už se v kanceláři dělá prázdno s prvními odjezdy kolegů domů.

To důležité u tohohle návyku ale není to, kdy si na poštu vyhradíte čas. Ale to, že se cíleně a souvisle věnujete zlikvidování části z té hromady nevyřízené pošty. Je to časový úsek, o kterém víte, že:

• není pro vás úmorně dlouhý – někdo zvládne v kuse 20 minut, někdo hodinu,
• máte během něj větší klid, než jindy během dne – zvládnete fungovat v kuse bez přerušení a odbíhání k jiným úkolům,
• jste ve stavu, kdy jste mentálně svěží – dokážete rychle sesumírovat odpovědi, připravit si úkoly či rozvrh, nebo pročíst přiložené dokumenty.

Co se hodí pro minimalizování rušících elementů:

• najít si klidné a pohodlné místo,
• pokud vaše myšlenky neruší hudba, tak oblíbená muzika do sluchátek,
• vypnout notifikace na telefonu a chytrých hodinkách,
• mít po ruce tištěnou nebo elektronickou formu poznámek a kalendáře,
• číst poštu na samostatné ploše, nebo aspoň v maximalizovaném okně poštovního klienta.

TIP#2 Zapojte osvědčené strategie na čistění příchozí pošty

Ty hlavní, které sami můžeme vřele doporučit, jsou:

1. triáž podle náročnosti odpovědi
2. zero inbox
3. vyhnívací šuplík

Triáž

Je to časově náročnější způsob zpracování pošty, hodí se spíš pro malé a středně velké objemy nevyřízené pošty. Tedy v situaci, kdy ještě zavčas stíháte uvědomit si, že je příchozí pošty moc, ale zároveň je zvládnutelná bez kompromisů na kvalitu odpovědí a bez ignorování některých zpráv.

Triáž je třídění pošty letmým pohledem na odesilatele, předmět a obsah zprávy. Podstata spočívá v tom, že si poštu co nejdříve (většinou tedy ráno) přetřídíte na skupiny zpráv:

• balast – ihned do koše, do spamu nebo do přečtených,
• zprávy, na které nemusíte odpovídat (např. jen dostáváte info v kopii) – ihned do přečtené pošty, nebo přeposlání na zodpovědnou osobu, která je kompetentní odpovědět,
• zprávy, vyžadující jen krátkou odpověď – rovnou odpovíte,
• zprávy, ke kterým se potřebujete vrátit později – necháte v příchozí poště,
• zprávy, ze kterých vyplývá úkol – zařadíte do kalendáře, nebo vytvoříte to-do poznámku na detailnější přípravu, obvykle je necháte v příchozí poště.

K tahle roztříděné příchozí poště se pak po triáži, už později během dne, vracíte do emailové schránky ve stavu, kdy je z rána nebo z předchozího večera vytříděná pošta + nová nezpracovaná pošta. Zaměříte se ale jen na ty zprávy, kde musíte odpovědět už vytříděné zprávy. Mezitím jste si zjistili podrobnosti, připravili požadované podklady, nebo mluvili s kolegy o dalším postupu a podobně.

Jakmile dořešíte první sadu triáže & jejího dořešení, uděláte další triáž & její dořešení a tak pořád dokola.

Zero inbox

Je to hodně podobná technika jako triáž, ale ve velkém se tu kombinuje:

• používání štítků pro snadné třídění pošty s vizuálním barevným rozlišováním,
• příchozí pošta se nevyřizuje až po vytřídění, ale rovnou při čtení,
• cíleně necháváte nedůležité zprávy bez odpovědí (viz Vyhnívací šuplík).

Zero inbox je každodenní cyklus, kdy čistíte příchozí doručenou poštu zpět do stavu, kdy je složka s příchozí poštou prázdná. Emaily v doručené poště ponecháváte jen tehdy, když nejsou z nich plynoucí úkoly dořešené. Vše ostatní jde ihned do archivu, do koše, nebo do spamu.

Zero inbox tedy spočívá v tom, že složku příchozí pošty (inbox) – bez ohledu na stav zprávy přečtená/nepřečtená – považujete za úkolníček, jakýsi to-do list. A ten se snažíte mít co nejdřív prázdný:

• emaily procházíte pravidelně každý den v určených intervalech,
• přednostně odbavujete nejstarší zprávy,
• každý otevřený email má jasně danou akci:
  • balast -> přesunout do koše, spamu, do archivu,
  • přečteno, není nutná odpověď -> do archivu,
  • přečteno, nutná odpověď -> odpovědět, pak hned do archivu,
  • přečteno, nutné naplánovat úkol -> nechat v inboxu až do dořešení,
• emaily, ke kterým se chcete v budoucnu vracet, štítkujete (faktury, dotazy účetní, zprávy od VIP zákazníků).

Definice toho, co je balast – tedy nedůležitá zpráva bez vztahu k pracovní náplni, se může u každého lišit. Někdo tam bude řadit všechny marketingové zprávy a newslettery, někdo ne. Ale pokud začnete používat zero inbox, udělejte si jasno v tom, co je v poště pro vaši práci smysluplné a co ne. Zprávy beze smyslu a významu pro práci jsou pro vás automaticky balastem.

Vyhnívací šuplík

Pro někoho je to diskutabilní technika na zpracování pošty, ale přiznejte se – kdo ji vůbec nepoužívá, neříká úplnou pravdu. Některé zprávy si o vyhnití říkají už když je pisatel tvořil.

Princip je jednoduchý: při přehlcení příchozí poštou zpracováváte jen to, co je označeno jako >>>DŮLEŽITÉ<<<, URGENT !!!, [nutná akce] a podobné dramaticky vypadající předměty. Ty jediné zpracujete a ostatní jen letmo přečtete, ale neřešíte & neodpovídáte. Necháte je v „šuplíku“, kde zůstanou neodpovězené a přečtené.

Až když se původní odesilatel nebo někdo se zapojených kolegů ozve, že čeká na odpověď, tak se ke zprávě z šuplíku vracíte.

Nebezpečná je technika vyhnívacího šuplíku tehdy, když je zneužívaná. Např. když jste jediný člověk ve firmě, co může rozhodnout danou věc. Pak nesmíte nechat daný úkol vyhnít, musíte ho delegovat na jinou osobu, nebo sami vyřídit.

Naopak efektivní je vyhnívací šuplík jako obrana před korporátními spamy, kde se každý email rozesílá na 5+ lidí najednou a další 4 v CC: a +2 ve skryté kopii. Pokud nejste přímo řešitel daného úkolu, nechte zprávu být. Nejpravděpodobněji jste v seznamu příjemců náhodou, nebo jen „pro jistotu“ a reakce se od vás ani neočekává.

TIP #3 Zapojute do zpracování pošty automatizace

Hledejte cesty, jak si opakující se věci nechat zpracovat ještě dříve, než se pustíte do příchozí pošty, nebo do odpovídání na jednotlivé emaily:

• připravte si rychlé odpovědi – předem nachystané šablony pro často řešená témata,
• naučte se klávesové zkratky a zkratky pro nahrazení zkratek plným textem – Ctrl+enter = okamžité odeslání, Ctrl+d = přesunout do koše apod.
• Pokud máte problémy s gramatikou, zkuste aplikace jako Grammarly, které využívají AI k vylepšení gramatiky a slovosledu v emailu.
• Posílejte hlasové zprávy, nebo emaily diktujte. Obzvlášť když víte, že píšete pomalu, nebo s chybami, bude to vícenásobná úspora.
• Jestliže to neodporuje interním pravidlům pro bezpečnost pošty, zapojujte do psaní AI / GPT.
• Nastavte si pro příchozí poštu pravidla pro často se objevující zprávy stejného typu, aby rovnou končily na správném místě, měly nachystané štítky, spadly rovnou do koše apod.
• Pokud používáte aplikaci, která vám nevyhovuje, změňte ji. K dispozici je mnoho aplikací pro správu pošty, mnoho z nich je zcela zdarma.

TIP: pokud používáte Gmail, mrkněte na naše tipy k automatizaci google mailu.

Způsobů, jak pravidelně zpracovávat příchozí poštu je mnoho. Neváhejte objevovat i své vlastní. Máte nějaký oblíbený / osvědčený způsob? Podělte se s námi v komentářích.