Hotovo? Zúčtováno? Zamkněte za sebou… doklady.

Kde jinde je více žádoucí mít pořádek, než v účetnictví. Určitě to znáte. Pokud máte jistotu v dokladech týkající se financí, lépe se vám spí, a naopak.

Navíc fakturace může být pro některé denním chlebem. Dopřejte si proto ještě klidnější spánek a nechte se inspirovat novou funkcí FAPI, která vám pomůže v zajištění konzistence dat mezi účetní evidencí a FAPI.

Nová funkce

Při účetním zpracování faktur vystavených ve FAPI je potřeba zajistit konzistentní stav mezi účetní evidencí a evidencí FAPI.

Zvláště, pracuje-li s účtem FAPI více uživatelů. Hrozí totiž nebezpečí, že bude upraven údaj na faktuře, která je již zpracována v účetnictví.

Aby k této situaci nedocházelo, umožňuje FAPI faktury, které již byly exportovány do účetního systému, uzamknout proti nežádoucí (nebo nechtěné) úpravě.

Co konkrétně zamknutí dokladu znamená?

Jednoduše řečeno, uzamknutím dokladu znemožníte číselnou úpravu ve faktuře, což se ve FAPI projeví nedostupností tlačítek v detailu dokladu.

Konkrétně nebude možné:

• upravovat doklad
• stornovat doklad
• zrušit storno
• zrušit zaplacení
• smazat doklad

Upravovat zamčený doklad bude možné jen pomocí základních operací jako:

• označení faktury jako zaplacené
• odeslání e-mailem
• zkopírování

V přehledu dokladů pak zamčené doklady poznáte podle ikony zámečku.

Jak na to

V zobrazení detailu faktury naleznete dole poslední tlačítko „Zamknout doklad“.

Po zamčení dokladu se text tlačítka změní na Odemknout doklad, a tak jej můžete pro klíčové úpravy opět odemknout. Toto je také jediný způsob, kde a jak uzamčení zvrátit zpět.

Doklady je také možné zamykat hromadně, a to při exportu, kdy zaškrtnete políčko „Zamknout exportované doklady“.

Tato funkce je velmi praktická v situaci, kdy přenášíte doklady do externího účetního systému a nepřejete si, aby tyto doklady byly ve FAPI dodatečně upraveny.

Uživatelská práva zamykání a odemykání

Pokud nejste jedinou osobou, která se pohybuje ve vašem účtu FAPI, oceníte také možnost nastavení uživatelských práv pro tuto funkci.

Zamykat a odemykat může majitel účtu a uživatel, u kterého jste jako majitelé zaškrtnuli políčko „Oprávnění k zamykání dokladů“.

Pokud byste potřebovali pečlivěji provést nastavením této funkčnosti, podrobnějšího průvodce nastavením naleznete zde.

Věříme, že tato funkce přinese větší pohodu nejen vám, ale také vaší paní účetní, zvláště pak před koncem roku. 😉